7 лайфхаков эффективного использования Telegram в рабочих целях

По данным исследовательской компании Mediascope, в середине 2024 года мессенджером Telegram в России пользовались в общей сложности 61 млн человек, что почти на 10 млн больше, чем годом ранее. «Рамблер» рассказывает, какие функции есть у приложения, помимо стандартных, которые пригодятся бизнесу.

Общаться в чатах

Telegram — один из основных способов коммуникации во многих компаниях. Здесь удобно обмениваться текстовыми, голосовыми и видеосообщениями, звонить по аудио- и видеосвязи, пересылать файлы до 2 ГБ (или до 4 ГБ с подпиской Premium).

У мессенджера есть функции, которые выделяют его на фоне остальных. Одна из основных — то, что он устанавливается и одинаково работает на устройствах с любой операционной системой. Для тех, кому нужно общаться с ПК, есть веб-версия, функционал которой ничем не отличается от мобильной. Количество устройств, с которых можно заходить в один аккаунт, не ограничено.

В Telegram можно удалять сообщения для всех участников чата, создавать секретные чаты, защищённые сквозным шифрованием. Защитить данные помогают самоуничтожающиеся сообщения и файлы, которые получатель не сможет заскриншотить. При необходимости можно скрыть всю информацию о себе, вплоть до номера телефона: достаточно создать уникальный никнейм.

Функция отложенных сообщений позволяет не беспокоить коллег в нерабочее время. Например, если в выходные в голову пришла классная идея по проекту, её можно записать и запланировать отправку сообщения на утро понедельника. Ещё сообщения можно отправлять без звука.

Чаты можно распределить по разным папкам или закрепить в самом верху списка, чтобы они были всегда под рукой. Функция «Пометить как непрочитанное» поможет не потерять важное сообщение, которое случайно открылось.

У многих также есть чат с самим собой, или «Избранное». Это своего рода записная книжка, куда можно отправлять интересные посты с каналов, важные сообщения и напоминания.

Создавать группы

В группах сотрудники могут общаться между собой или с клиентами. Во втором случае группа — это хороший инструмент для формирования сообщества бренда.

В Telegram есть два вида групповых чатов: частные и публичные. Если группа публичная, стоит назначить администраторов, которые будут отвечать за добавление новых участников и модерацию контента. Приглашать людей можно по специальной ссылке.

Так выглядят настройки группы в Telegram.

В настройках можно добавить описание группы и реакции. Это поможет не писать лишних сообщений типа «Спасибо» или «Принято», достаточно просто нажать на нужный эмодзи. Ещё одна полезная функция — опросы, которые могут быть, в том числе, анонимными. Они помогут принять решение, по которому у коллег расходятся мнения.

Картинку группы лучше сделать узнаваемой, чтобы чат выделялся в общем списке переписок. Для удобства участников также можно прописать правила группы, например, указать, что коллег нужно обязательно тегать через «@», чтобы они точно видели вопрос. Сообщение с правилами и другой важной информацией лучше закрепить.

Чтобы постоянно не отвлекаться на переписку в группе, лучше отключить уведомления.

Продвигаться через канал

Telegram — это ещё и полноценная социальная сеть. Люди и компании создают каналы, в которых делятся личным опытом и полезной информацией. Каналы бывают публичные — их можно найти через поиск и подписаться — и частные, на которые подписаться можно по ссылке-приглашению.

Публичный канал «Рамблера».

Компания может создать публичный канал и рассказывать в нём о своих продуктах и услугах, делиться успешными кейсами, анонсировать акции. Чтобы о публичном канале узнало как можно больше людей, его нужно рекламировать.

Частный канал будет полезен для внутренней коммуникации — например, сотрудники могут узнавать о последних новостях в компании.

Для канала важно выбрать понятное название, ёмкое описание и обложку, которая будет вызывать нужные ассоциации. В Telegram удобный редактор, который позволяет отформатировать текст так, чтобы он легче воспринимался.

Коммуникация в канале необязательно должна быть односторонней. Можно включить реакции и комментарии, где подписчики смогут делиться своим мнением.

Настроить чат-бот

Telegram-бот в некоторых случаях может заменить бизнесу полноценное мобильное приложение. Он помогает с разными задачами:

Общается с клиентами. Бот может отвечать на часто задаваемые вопросы, например, уточнять время доставки или контакты отдела продаж.
Продает. Боты могут принимать заказы, предлагать товары, подбирать удобное время для записи, обрабатывать оплату. Их могут использовать кафе, магазины, салоны красоты и многие другие компании.

Telegram-бот частной сыроварни позволяет заказывать товары, не контактируя с живым оператором.

Рассылает уведомления. Боты могут заменить email-рассылки: они оповещают об акциях, мероприятиях, новостях компании. Они могут отправлять напоминания о вебинарах или обучающие материалы.
Упрощает работу. Это может быть автопостинг в каналах, управление чатами, форматирование изображений или превращение аудио в текст.
Собирает и анализирует данные. Боты помогают собирать информацию о клиентах, их предпочтениях и поведении; предоставляют отчёты по запросам, продажам и другим важным метрикам.

Чат-боты могут быть как простыми, так и сложными. Простые работают по заданному сценарию: предлагают пользователю несколько вариантов действий и автоматически отправляют нужную информацию. Сложные, созданные на базе искусственного интеллекта, умеют анализировать сообщения, задавать уточняющие вопросы и со временем улучшать свои навыки общения на основе собранных данных.

Создать бота для Telegram несложно, можно использовать готовые конструкторы.

Использовать функцию «Telegram для бизнеса»

Раздел «Telegram для бизнеса» доступен всем, у кого есть подписка Telegram Premium. В этом разделе есть несколько дополнительных настроек, которые будут полезны компаниям и индивидуальным предпринимателям:

Адрес и часы работы: в профиле можно указать геопозицию и график работы по дням недели.
Быстрые ответы — специальные команды по типу /price, /menu и так далее, при нажатии на которые клиентам будут отправляться заранее подготовленные шаблоны ответов с медиафайлами.
Приветствия — заранее написанное сообщение, которое автоматически отправляется всем новым клиентам.
«Нет на месте» — сообщение, которое отправляется клиентам, написавшим в нерабочее время.
Ссылки на чат — короткие ссылки, при переходе по которым клиент может начать переписку с компанией с предложенной фразы.
Вид нового чата: на странице пустого чата с компанией можно разместить собственный стикер и текст, например, с коротким перечнем услуг.
Чат-боты: к учётной записи подключаются сторонние боты, которые обрабатывают входящие сообщения от клиентов.

Настройки «Telegram для бизнеса».

В будущем в Telegram обещают расширить возможности для компаний.

Настроить Telegram Ads

Telegram Ads — это платформа для запуска таргетированной рекламы. При настройке можно выбрать релевантные каналы для показа рекламы с не менее чем одной тысячей подписчиков. Объявление всегда размещается под последним сообщением и состоит из заголовка, текста и ссылки. Текст должен быть не длиннее 160 символов, ссылка обычно ведёт на бот, канал или конкретное сообщение.

Запускать рекламу можно как напрямую через Telegram Ad Platform, так и через сторонние сервисы. Например, в России услуги по запуску Telegram Ads предлагают такие сервисы как OneSpot, Vitamin.tools, eLama, на некоторых из них не нужен стартовый бюджет.

Вход в личный кабинет Telegram Ads.

Этот инструмент подойдёт большинству компаний, которые хотят расширить аудиторию и повысить узнаваемость бренда. Исключение — нишевый и локальный бизнес. Например, небольшой кофейне нет смысла рекламироваться в мессенджере, потому что её посещают только жители одного жилого комплекса.

Интегрировать мессенджер с другими системами

Telegram интегрируется со сторонними сервисами, которые используют компании. Например, мессенджер можно связать с CRM-системой, которая помогает управлять клиентской базой и собирать аналитику. Интернет-магазины и другие компании, которые продают через Telegram, могут подключить к нему платежную систему. Клиенты смогут оплачивать покупки прямо в мессенджере.

Помимо этого, Telegram интегрируется с helpdesk- и servicedesk-системами для общения с клиентами, рабочими досками и базами знаний, что тоже значительно упрощает работу.

Заключение

Telegram — это удобный и бесплатный инструмент для внутренней и внешней коммуникации. Он позволяет обмениваться сообщениями в личных или групповых чатах, проводить видеоконференции, пересылать файлы и многое другое. С помощью мессенджера можно снизить нагрузку на сотрудников, повысить узнаваемость бренда и собрать вокруг компании активное комьюнити.

Но назвать Telegram идеальным решением нельзя: он вряд ли заменит специализированные корпоративные платформы. К примеру, у мессенджера не самая быстрая техподдержка: там работают волонтёры, и ожидание ответа даже на срочный вопрос может затянуться. Есть риск, что аккаунт взломают мошенники, и важные корпоративные данные «утекут» в сеть.

К тому же, многие используют Telegram в рабочих и личных целях. Это может стать причиной прокрастинации во время работы, а ещё есть шанс отправить сообщение «не в тот чат».

6 настроек в Telegram, которые нужно изменить сразу после установки