Пять причин, почему ваша продуктивность падает, и что с этим делать
47% россиян признаются: чтобы быть более эффективными на работе, они расписывают свои задачи на каждый день, неделю и месяц. «Рамблер» поговорил с сотрудниками и руководителями и выяснил, какие наши ошибки способствуют снижению энергии на работе, как этих ошибок избежать и поддержать свою продуктивность.
Вы постоянно перерабатываете и копите усталость
Как это влияет на продуктивность: ваша энергия падает, вы ошибаетесь в работе и прокрастинируете.
Что делать: планировать отдых, расставлять приоритеты и делегировать задачи.
«Первый полезный инструмент — работа с приоритетами по матрице Эйзенхауэра. Если у вас постоянно горят ВСЕ задачи, значит вы неверно расставляете приоритеты. Если у меня случается такая проблема, я переношу минимум половину дел в другие квадраты матрицы, например, “срочно, но неважно” — а потом делегирую эти задачи».
Татьяна КидимоваРуководитель агентства стратегического маркетинга EdMarketing
Ещё один совет от Татьяны Кидимовой — не расписывайте ВСЁ рабочее время, оставляйте 20–30% на неожиданные задачи, общение с коллегами и партнёрами, особенно если вы руководитель.
«Раньше я качественно и плотно планировала дела, и мои восемь часов были расписаны поминутно. Поэтому все неожиданные задачи ложились в основу переработки, — делится Татьяна, — И, наконец, переключайтесь! Уходя с работы, не уносите её с собой в своей голове. Мне помогают два разных браузера для рабочих и личных задач, а также отключение уведомлений во всех менеджерах. Мы договорились с командой: если что-то экстренное, мне позвонят».
«Чтобы не утонуть в мелких задачах, первое, что я делаю в начале дня, — задачу, которая действительно двигает мои проекты вперёд. Это может быть небольшое значимое действие, например, полчаса работы над стратегией, важным текстом или планированием. Даже если потом всё пойдёт наперекосяк и придётся тушить “пожары” в чатах с сотрудниками и подрядчиками, я знаю: сделано важное дело, значит, день прожит не зря. Это отличный способ поддерживать мотивацию, когда каждый день ощущаешь, что хоть чуть-чуть, но продвигаешься. Для меня важны планирование и тайм-менеджмент. Обычно я планирую неделю на выходных, а каждый день расписываю с вечера. Так уже с утра я знаю, что делать, а не судорожно придумываю план на ходу».
Ирина ОрловаИнтернет-маркетолог, руководитель онлайн-школы итальянского языка UniversItalia
«Большую часть рабочего времени я провожу на ногах, обслуживая станок. Работа физическая, поэтому накапливается усталость, но я стараюсь грамотно распределять нагрузку: каждые два часа провожу время в комнате отдыха, в хорошую погоду гуляю на улице. Обед также помогает снять напряжение. Я всегда сосредоточен на задаче, делю большие дела на этапы, чтобы достичь нужного результата. Мотивацию дают выходные, время с семьёй и стабильность работы в крупной компании. Для комфортной работы поддерживаю порядок и чистоту на рабочем месте».
Дмитрий ПронинОператор установок по производству минераловатных изделий завода «ТЕХНО» компании ТЕХНОНИКОЛЬ
Как правильно организовать обеденный перерыв в офисе и дома
У вас нет чётких целей
Как это влияет на продуктивность: вы в замешательстве и не можете эффективно распределить время.
Что делать: создавать списки задач, уточнять их приоритеты с руководителем.
«Я использую два простых приёма для работы с целями, — рассказывает Татьяна Кидимова. — Первый: “будет ли это важно через год?”. Этот вопрос помогает мне понять, насколько задача актуальна. Спросите себя: будет ли эта цель важна для развития моей компании через год? Влияет ли она на мой успех в долгосрочной перспективе? Часто бывает так, что срочная задача, над которой мы сейчас работаем, на самом деле не так уж важна. А то, что кажется мелочью, может оказаться ключевым для стратегии. Второй приём: всегда спрашиваю себя, что для меня является результатом достижения цели. Какие конкретные показатели покажут, что цель достигнута? Каким будет промежуточный результат? Например, вместо “решить проблему с задержкой доставки” ставьте конкретную цель: “увеличить оценку доставки с 3,2 до 4,0 за 6 месяцев с промежуточным результатом 3,6 через 3 месяца”. Это поможет понять, чего нужно достичь».
Вы часто отвлекаетесь
Как это влияет на продуктивность: вы плохо концентрируетесь на задачах и переживаете из-за хаоса в делах и мыслях.
Что делать: ограничьте время в мессенджерах и соцсетях, выделяйте часы для сфокусированной работы, временно блокируйте отвлекающие вас сайты.
«Чтобы перестать отвлекаться, я решилась на радикальный шаг: отключила все уведомления на компьютере. Никаких всплывающих окон, звуков и сигналов о новых сообщениях. Это может показаться экстремальным, но, поверьте, это работает. Даже малейшее отвлечение может сбить с мысли. Мне также помогает техника Pomodoro. Я работаю 40 минут и отдыхаю 10. Это идеальное соотношение для того, чтобы погрузиться в задачу, но не перегореть. Главное правило — не отвлекаться в свои 40 минут работы, а потом отдыхать. Использую эту технику один-два раза в день, когда нужно сосредоточиться. С опытом поняла, что многозадачность — это миф. Она только распыляет внимание. Поэтому я стараюсь делать не больше трёх важных дел в день, а лучше — одно. Например, день для стратегического планирования, день для контента или день для записи уроков. Я даже разделила процесс создания видео: в один день пишу тексты, а в другой записываю. Это помогает снять напряжение и сосредоточиться».
Ирина ОрловаИнтернет-маркетолог, руководитель онлайн-школы итальянского языка UniversItalia
Почему многозадачность убивает продуктивность, и как правильно работать в режиме одного дела
Не хватает мотивации для работы
Как влияет на продуктивность: вы работаете «на автомате», избегаете инициативы, теряете интерес к задачам.
Что делать: ставьте личные цели, просите новые задачи у руководителя, поощряйте себя за успешную работу.
«Мне помогает цепочка вопросов “зачем?”, чтобы понять свою истинную мотивацию. Например, я хочу перевыполнить план месяца, несмотря на отсутствие дополнительных выплат. Зачем мне это? Чтобы меня признали лучшим менеджером года. Зачем мне это? Чтобы об этом объявили на общем собрании перед руководством. Зачем? Чтобы в январе претендовать на повышение. Важно честно поговорить с собой и понять, почему вы потеряли мотивацию. Часто это связано с ощущением несправедливости, например, что вы работаете больше, а зарабатываете меньше, или с потерей нематериальной мотивации — когда не хватает признания коллег или участия в интересных проектах».
Татьяна КидимоваРуководитель агентства стратегического маркетинга EdMarketing
«Мотивация — это не только про задачи и цели, но и про наше эмоциональное и физическое состояние. У меня это напрямую завязано на качестве сна. Если несколько ночей подряд я не высыпаюсь, энергия уходит в минус, и кажется, что всё вокруг бессмысленно. Поэтому даже если есть куча срочных дел, я стараюсь оставлять время для сна, иначе никакие лайфхаки не помогут. Когда регулярно высыпаюсь, воспринимаю всё проще, даже сложные задачи начинают казаться решаемыми!».
Ирина ОрловаИнтернет-маркетолог, руководитель онлайн-школы итальянского языка UniversItalia
Некомфортное рабочее место
Как влияет на продуктивность: у вас падает концентрация внимания, вы чувствуете усталость и раздражение.
Что делать: обустроить удобное рабочее место, использовать шумоподавляющие наушники, установить границы работы, если трудитесь дома.
Порядок на столе — порядок в голове: как содержать рабочее место в порядке
«Очень важно разделить рабочее место и место отдыха, если вы трудитесь дома. А также — время работы и отдыха. С первых дней удалёнки я начала практиковать “сборы на работу”: переодеваться из пижамы в “рабочую” одежду, укладывать волосы и садиться за стол. Не работать в пижаме и не сидеть в кровати. Кстати, для работы дома лучше купить отдельный комплект одежды, старый офисный гардероб скорее всего будет неудобен. Постарайтесь не работать на кухне и не совмещать работу с бытовыми делами. У задач должно быть своё место и время. Обустройте место так, чтобы вам было приятно за ним работать, купите несколько гаджетов, например, подставку для ноутбука, чтобы он был на уровне глаз, и хорошую лампу. Пару раз в неделю полезно выйти в кофейню или коворкинг, чтобы сменить обстановку», — советует Татьяна Кидимова.
Главное о том, как вернуть себе продуктивность
- Планируйте отдых, расставляйте приоритеты и делегируйте задачи, чтобы избежать усталости и прокрастинации.
- Ставьте конкретные, измеримые цели и регулярно оценивайте их важность для долгосрочного успеха.
- Ограничьте время в соцсетях и используйте технику Pomodoro для улучшения концентрации.
- Спросите себя «зачем мне это?», чтобы понять свою истинную мотивацию.
- Обустройте комфортное рабочее место и разделите время на дела и отдых.