Как всё успевать на работе и дома: эффективные методы планирования
Современному человеку всё сложнее найти баланс между работой и личной жизнью. Каждый день приходится совмещать домашнюю рутину, профессиональные обязанности и заботу о близких. А ещё хочется посвятить время себе — спорту, отдыху или любимому увлечению. «Рамблер» собрал эффективные методы планирования, которые повысят вашу продуктивность, минимизируют стресс и освободят час-полтора в день.
Планировать день с учётом хронотипа
Кто придумал
Клинический психолог и кандидат медицинских наук Майкл Бреус.
В чём суть
У каждого человека есть свой хронотип — индивидуальная особенность, которая определяет, в какое время суток мы наиболее активны и продуктивны. Хронотип помогает найти свои сильные и слабые стороны при планировании своего времени.
На основе медицинской практики и научных исследований Бреус разработал идеальное расписание дня для каждого хронотипа. Он выделили их четыре: медведи, львы (жаворонки), волки (совы), дельфины. Каждый из типов отличается своими привычками сна и пиком работоспособности.
Медведи — половина населения. У таких людей нормальный режим сна и бодрствования, который соответствует восходу и закату солнца. Они трудно просыпаются, наиболее активны в первой половине дня, проваливаются в сон быстро, спят хорошо по восемь часов и более.
Львы, или привычные нам жаворонки — к ним относится, по разным оценкам, от 15 до 20% населения. Это люди, которые просыпаются легко и без будильника ещё до рассвета. Они энергично вливаются в новый день, им не нужно время на раскачку. Ближе к вечеру энергия начинает их покидать. Легко засыпают и не имеют проблем со сном.
Волки, или совы — от 15 до 20% населения. Люди, которые ненавидят будильники и понедельники. Им очень трудно вставать, нужно поваляться в постели ещё минут 20, прежде чем встать с кровати. В течение дня они не представляют свою жизнь без кофе. Наиболее продуктивны днём и поздно вечером.
Дельфины — самые беспокойные люди с нерегулярным режимом. Их на планете около 10%. Этот тип людей часто страдает бессонницей, имеет очень чуткий сон. Утром просыпаются трудно.
Какие проблемы планирования помогает решить
Зная свой хронотип, вы можете планировать свой режим в соответствии с физиологией. С учётом этих особенностей вам будет легче понять, какое время дня лучше уделить физическим упражнениям, а какое — работе, когда нужно отдыхать и ложиться спать, чтобы чувствовать себя бодрым на следующий день.
Например, идеальный распорядок дня льва может быть таким:
5.30 — подъём
6.00 — утренние рутинные дела
7.00 — завтрак
7.30 — составить список задач на день
9.00 — 13.00 — работа
13.00 — 14.00 — обед
15.00 — 17.00 — работа
18.00 — тренировка в спортзале
20.00 — отдых, время с семьёй
22.30 — уход ко сну
Типичный волк взвоет от расписания льва. Ему подойдёт такой график:
7.00 — 7.30 — неспешный подъём
8.00 — физическая нагрузка, спорт
9.00 — завтрак
11.00 — 14.00 — работа
14.00 — 15.00 — обед
15.00 — 19.00 — работа
19.00 — 19.30 — составить список задач на день
19.30 — ужин
20.00 — 23.30 — отдых, время с семьёй
23.30 — уход ко сну
Сова и жаворонок: как ваш хронотип влияет на карьеру
Правильно расставлять приоритеты с матрицей Эйзенхауэра
Кто придумал
34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр.
В чём суть
Матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, который помогает расставлять приоритеты — делать важное и не тратить время на ненужное. Метод придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр, который руководил страной восемь лет. Его называют одним из самых продуктивных президентов в истории.
Суть матрицы — разделение задач на четыре категории в зависимости от их важности и срочности.
Срочные и важные задачи нужно сделать прямо сейчас. Обычно это экстренные, незапланированные дела, острые проблемы со здоровьем, срочные поручения на работе. Например, вылечить больной зуб, сдать отчётность в ФНС, отправить документы на оплату, подменить на работе заболевшего сотрудника, забрать из школы ребёнка сестры.
Несрочные, но важные задачи обязательно нужно решить, но время на их выполнение есть, и они нуждаются в планировании. Обычно это дела, связанные с профессиональным развитием или личностным ростом. Например, написать диплом или курсовую работу, сделать отчёт на работе к определённой дате, прочитать книгу для встречи книжного клуба, сшить мягкую игрушку для заказчика.
Срочные, но неважные дела нужно сделать быстро, но они не приносят значительной пользы. Это дела, которые можно делегировать и поручать другим людям. Например, можно не готовить ужин по случаю семейного праздника, а попросить это сделать кого-то из родственников или заказать готовую еду из кафе.
Несрочные и неважные задачи вообще можно исключить из плана или отложить, пока они не станут важными или срочными. Например, лекция по интересной вам теме, просмотр новостей и социальных сетей.
Матрицу Эйзенхауэра можно составлять на день, неделю или месяц.
- Выпишите все свои дела и задачи в единый список.
- Распределите их по блокам по степени срочности и важности. Так вы определите для себя, какие дела для вас приоритетные, какие можно делегировать, а от каких можно отказаться.
- Проанализируйте, в каком блоке у вас получилось больше всего задач. Можно ли их перенести в другой блок — где их меньше. Желательно в каждом квадрате оставлять не более шести-восьми дел. Личные и рабочие дела располагаются вместе. Корректируйте матрицу по мере того, как одно дело будет уходить из списка, а другое добавляться.
Какие проблемы планирования помогает решить
Используя эту матрицу, вы можете эффективнее распределять своё время, сосредоточившись на приоритетных задачах и избегая ненужной суеты. Матрица Эйзенхауэра помогает не допускать стрессовых дедлайнов (оставляя время для форс-мажоров), исключая бесполезные дела, «пожирающие» время.
Колесо баланса: что это и как помогает достичь равновесия между работой и личной жизнью
Концентрироваться на главном по «Правилу трёх»
Кто придумал
Канадский бизнес-консультант по вопросам продуктивности Крис Бэйли.
В чём суть
В книге «Мой продуктивный год. Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе» Крис Бэйл делится своей жизненной концепцией планирования: «В начале каждого дня, прежде чем приступить к работе, решите, какие три задачи вы хотите выполнить к вечеру». Идея кажется простой, но лишь на первый взгляд: автор делится, как он пришёл к этой идее и как она изменила его жизнь.
- Бэйли настаивает на выделении именно трёх главных задач, которые решаются в течение дня. Метод позволяет достигать долгосрочных результатов людям, которые за каждодневной рутиной ничего не успевают. «Правило трёх» помогает не тонуть в прокрастинации и выполнять неприятные, но важные дела.
- Большее, чем три, число задач может привести к выгоранию или чувству разочарования из-за их невыполнения.
- Задачи должны быть вам по силам.
- Важно понимать, какое время вам потребуется на решение каждой задачи.
- Если вы хотите применить правило для долгосрочной цели, определите, какие три дела в день вы будете выполнять для её достижения.
Например, мне нужно написать курсовую работу за неделю. Мой план может выглядеть так:
Какие проблемы планирования помогает решить
- Концентрироваться на самых важных задачах и не распылять внимание.
- Хороший способ для планирования и достижения долгосрочных целей.
- Использовать «Правило трёх» можно каждый день для рутинных дел.
- Метод помогает не копить дела, которые нужно сделать в ближайшее время, или ставить выполнимые, адекватные задачи и чувствовать себя эффективным.
Встраивать дела в обстоятельства
Кто придумал
Предложил Дэвид Аллен в своей системе управления делами Getting Things Done (GTD).
В чём суть
Контекстное планирование — планирование без привязки ко времени. Акцент делается не на сроках или важности задач, а на благоприятных условиях для их выполнения: задачи выполняются, когда они наиболее уместны для текущих обстоятельств. Это самый гибкий метод планирования, который позволяет менять планы под обстоятельства — контексты.
Принято выделять четыре вида контекстов — люди, место, внешние и внутренние обстоятельства.
Примеры:
- Вы внезапно легли в больницу. Новое обстоятельство — место. Вы не можете посещать офис, но можете слушать лекции, аудиокниги или писать текст будущей книги.
- Вам нужно позвонить соседу-программисту с просьбой посмотреть ваш ноутбук. Сделайте это, когда встретите его в подъезде.
- Хотите попросить руководство повысить вам зарплату. Скажите ему об этом, когда будете на энергетическом подъёме, а у начальника будет хорошее настроение.
При использовании данного метода планирования на каждую из задач должно уходить не более 15 минут. Этот способ подходит как для долгосрочного планирования, так и для упрощения повседневных задач.
Например, вы хотите освоить новый навык или профессию. День расписан по минутам. Подумайте, куда вы можете включить задачи, связанные с обучением. Например, во время обеденного перерыва можно смотреть обучающее видео, по дороге на работу — слушать аудиокнигу.
Рутинные задачи также можно включать в распорядок дня при помощи концептуального планирования. Например, пока вы стоите в пробке, закажите продукты с доставкой на дом. Тогда у вас высвободится минимум полчаса, которые вы планировали на поход в магазин.
Какие проблемы планирования помогает решить
- Не откладывать дела на потом, а решать их по мере изменения обстоятельств.
- Незаметно, шаг за шагом достигать долгосрочных целей и тратить при этом не более 15 минут в день.
Главное о методах планирования
- Выбирайте метод, который подходит именно вам.
- Ориентируйтесь на свой распорядок дня, количество рутинных и долгосрочных задач.
- Учитывайте свой режим, хронотип и физическое состояние в течение дня.
- Не бойтесь менять планы и гибко относитесь к вопросам планирования.
Шесть принципов здоровой продуктивности — как не ругать себя и не загоняться