Простые и эффективные методы тайм-менеджмента для тех, кому сложно концентрироваться

Рассеянные люди и прокрастинаторы более, чем кто-либо, нуждаются в планировании своего рабочего времени. Если вам трудно сесть за стол и начать работать, вы избегаете сложных задач, а потом в панике их решаете, испытываете сложности с концентрацией внимания, а в конце дня чувствуете вину за бесцельно потраченное время, берите в копилку и пользуйтесь. «Рамблер» собрал простые техники, которые помогут справиться с рассеянностью и откладыванием дел на потом.

Фокусировать внимание на одной задаче по принципу «Помидора»

Кто придумал. Франческо Чирилло назвал технику в честь небольшого кухонного таймера в виде помидора, который использовал при планировании.

Суть метода. Метод «Помидора», или Pomodoro — техника планирования времени, которая заключается в чередовании периодов сфокусированной работы и отдыха. Один «помидор» равен отрезку времени в 30 минут. Из них 25 минут даётся на работу и пять минут — на отдых. После каждых четырёх «помидоров» (то есть двух часов) следует делать перерыв на 15 минут или дольше, в зависимости от настроения и потребности в отдыхе.

Сконцентрироваться на работе поможет таймер. Например, можно воспользоваться сервисом «Помидорковый таймер», Pomofocus, Focuskeeper. Вы запускаете таймер и в течение 25 минут сосредоточенно работаете, ни на что не отвлекаясь. Затем пять минут отдыхаете.

Например, стандартный восьмичасовой рабочий день вмещает 14 «помидоров» вместе с паузами между блоками в четыре «помидора».

Как пользоваться. Составьте список задач, которые нужно решить в течение дня. Разделите рабочий день на «помидоры». Распределите задачи в зависимости от временных промежутков. Крупные задачи, на решение которых требуется больше 25 минут, разделите на несколько мелких. Если в ходе работы нужно отвлечься — ответить на звонок, помочь коллеге, сходить к начальнику, — поставьте таймер на паузу.

Например, мне нужно написать статью. На это мне потребуется два часа, или четыре «помидора».

Для техники «Помидора» можно использовать специальный таймер.

Какие задачи помогает решить:

Фокусировать внимание на важных делах.
Не отвлекаться во время выполнения работы.
Не уставать и не выгорать за счёт чередования с отдыхом.
Делить сложные задачи на более мелкие.
Быстрее и охотнее приступать к трудоёмкой работе.

Перестать терять время с техникой хронометража

Кто придумал. Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский.

Суть метода. Метод хронометража — техника, которая помогает измерять, сколько времени уходит на разные дела. С его помощью можно увидеть: какие задачи занимают больше всего времени, как их можно решать более эффективно, где время тратится впустую и неэффективно.

Метод предполагает несколько этапов:

Фиксация. В течение двух-трёх недель каждый день записывайте дела, которые выполняете, и то, сколько времени на них уходит. Задачи, на которые уходит меньше двух-трёх минут, можно не записывать.
Важное. Напротив каждого дела добавьте отметку, насколько эффективно было потрачено время. Например, задача была выполнена полностью, дело не доделано, можно было сделать быстрее, время потрачено впустую. Можно писать заметки: что помешало сделать задачу быстро, как улучшить результат.
Анализ. Подведите итоги: на что время расходуется впустую, с какими задачами вы справились быстро, какие дела даются сложнее, что нужно сделать, чтобы упростить и ускорить процесс.
Планирование. Составьте новое расписание на основе наблюдений и полученных данных.

Технику можно выполнять с периодичностью раз в полгода-год, чтобы корректировать своё расписание и понимать, куда утекают драгоценные минуты и даже часы.

Как пользоваться. Записывать хронометраж можно в заметках смартфона, в блокноте, ежедневнике или в таблице Excel. Например, телефон всегда под рукой — там удобно делать заметки. Бумажный носитель помогает лучше воспринимать, обрабатывать и обдумывать информацию. А с помощью таблицы можно не только фиксировать данные, но и рисовать графики и рассчитывать долю, на что уходит бо́льшая часть времени.

Таблица хронометража может выглядеть так:

После каждодневного анализа своего хронометража можно найти в сутках дополнительные час-полтора, которые пойдут на решение более сложных задач или на отдых, спорт, время с семьёй и увлечения.

Успеть всё: пять хороших книг по тайм-менеджменту

Например, у вас уходит 45 минут на утреннюю проверку электронной почты, мессенджеров и социальных сетей. Можно перенести социальные сети на вечер или проверить их во время обеда. На проверку почты и мессенджеров хватит 10–15 минут. Свободные 30 минут можно потратить на изучение курса, которое вы долго откладывали.

Визуализация своего дня помогает понять, какие дела можно совмещать. Пока едете на работу — слушайте лекции или прорешивайте билеты для сдачи на водительские права. По дороге в школу или домой учите с ребёнком стихотворение или таблицу умножения, чтобы сэкономить время на выполнение домашнего задания.

Какие задачи помогает решить:

Проанализировать, когда время расходуется эффективно, а когда — нет.
Выявить свои сильные и слабые стороны.
Понять, какие дела и задачи решаются легко и быстро, а какие требуют больше времени и усилий.
Правильно расставлять приоритеты, планируя день, неделю, месяц.

Как оставаться продуктивным, если вы работаете на фрилансе

Найти место каждому делу с техникой временных блоков

Кто придумал. Бизнес-тренер Брюс Экфельдт. Похожую технику планирования использовал президент США Бенджамин Франклин.

Суть метода. Техника временных блоков — метод планирования, при котором вы выделяете блоки, то есть временные интервалы, на выполнение конкретных задач. На каждое дело нужно заранее забронировать время и в этот период не заниматься ничем другим. Так у каждого дела будет своё место в расписании дня.

Например, с 08:00 до 08:30 вы проверяете электронную почту и мессенджеры, с 10:00 до 11:30 делаете отчёт.

Блоки могут быть разными — в зависимости от целей, места и вида деятельности.

В зависимости от времени суток. Ритуалы, которые вы повторяете изо дня в день. Обычно выделяют утренний и вечерний блок. Например, в утренний блок могут входить завтрак, зарядка, душ. В вечерний — прогулка, спорт, чтение книги. Чтобы не расписывать все эти дела в своём ежедневнике, просто пишите «утренний блок».
Блоки, на которые уходит много времени. Под определённые виды деятельности: уборка дома, хобби, учёба. Например, в субботу с 10:00 до 12:00 вы проводите уборку дома: пылесосите, моете полы, вытираете пыль, поливаете цветы, загружаете стирку.
Целевые блоки. Помогают ставить задачи для долгосрочных целей. Например, вы пишете книгу. Каждый день в расписании с 19:00 до 20:00 будет стоять блок «написание книги».
По месту действия. Можно распределить задачи в блоки по месту нахождения. Например, офис, дом, магазины, спортзал, университет.
«Окна». Временные промежутки, на которые не запланированы дела. Такие блоки в расписании можно использовать для решения экстренных, форс-мажорных ситуаций, не сдвигая другие дела.

Как пользоваться. Напишите список всех задач, проектов, профессиональных и домашних обязанностей. Напротив каждого дела отметьте, сколько времени вы предполагаете потратить на него. Выделите, какие задачи требует мало времени, а на какие нужны большие временные отрезки. Определите самое продуктивное время в течение дня — кто-то любит работать ранним утром, некоторые предпочитают поздний вечер. Подумайте, по какому принципу можно объединить некоторые блоки. Составьте своё идеальное расписание в соответствии со структурой.

Записи удобнее оставлять в заметках смартфона или в специальных приложениях и программах, например Excel, Google Календарь, Google Таблицы, RescueTime.

Для каждого блока можно придумать теги с названием и соответствующим цветом.

Утренние и вечерние блоки с часто повторяющимися делами можно оформить в отдельный список.

Какие задачи помогает решить:

Увеличить продуктивность.
Минимизировать уровень стресса и упорядочить жизнь.
Избегать прокрастинации и чувства вины за невыполненные задачи.
Лучше концентрироваться на конкретных делах.
Успешно выполнять задачи по долгосрочным целям.

Не откладывать неприятное с методом «Лягушки»

Кто придумал. Марк Твен говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Брайан Трейси, используя мысли писателя, разработал методику.

Суть метода. «Лягушками» называют неприятные дела, которые не хочется делать или есть желание оставить на потом. Это задачи, которые вызывают стресс и психологический дискомфорт. Например, я не люблю разговаривать по телефону с незнакомыми людьми — позвонить куда-то, чтобы записаться на приём или что-то выяснить. Это моя «лягушка».

Большое количество таких дел накапливается в течение дня или может привести к серьёзным последствиям. Например, если вовремя не записаться к стоматологу, может заболеть зуб.

Техника тайм-менеджмента, разработанная Брайаном Трейси, подразумевает, что неприятные дела надо всегда делать в первую очередь — «съедать лягушку».

Как пользоваться. После того как составили план на день, посмотрите, какое дело самое неприятное. Его нужно будет сделать самым первым или как можно раньше.

Список дел может выглядеть так:

В этом случае звонок клиенту-должнику будет «лягушкой», и его по возможности нужно сделать в начале дня. В противном случае вы будете ходить весь день с чувством тревоги и стресса от предстоящего разговора. А если вовсе откажетесь звонить, долг будет увеличиваться и у вас могут возникнуть проблемы на работе.

Какие задачи помогает решить:

Снизить уровень тревожности, стресса и дискомфорта.
Не откладывать важные, но неприятные задачи.
Не доводить мелкие задачи до состояния крупных и экстренных проблем.
Повысить свою продуктивность и эффективность.

Техники по управлению временем направлены на упрощение вашей жизни, сокращение количества стрессовых и сложных ситуаций, улучшение концентрации внимания. Выберите метод планирования, который подходит именно вам. Больше экспериментируйте — совмещайте и пробуйте различные методики тайм-менеджмента. Так будет проще определиться, какой метод внедрить в свою жизнь.

Как всё успевать на работе и дома: эффективные методы планирования