Как планировать дела, чтобы всё успевать
В 2025 году 22% россиян хотят найти подработку, а ещё 20% — сменить профессию. 18% участников опроса планируют откладывать деньги, а 15% собираются заняться спортом. «Рамблер» поговорил с экспертами и выяснил, как лучше всего подходить к глобальным задачам, чтобы добиться результата.
Почему важно планировать дела
Планирование — это фундамент продуктивности. Когда мы планируем дела, мы не только структурируем работу, но и снижаем уровень стресса, избавляясь от перегруженности и хаоса.
Чтобы планировать дела правильно, записывайте задачи в цифровой или бумажный ежедневник, отмечайте выполненные дела, это даёт дополнительную мотивацию.
Планируйте не только рабочие задачи, но и личное время, включая отдых. Регулярно пересматривайте свои планы и анализируйте, какие подходы работают, а какие нет.
«Понаблюдайте за собой: в какую часть дня у вас получается что-то более продуктивно. Например, спорт — утром, учёба — в обед, а переговоры — вечером. Следуйте за своими биоритмами. Старайтесь писать план задач хотя бы на месяц, ставьте приоритеты и корректируйте их раз в неделю. Наслаждайтесь, когда вычёркиваете то, что сделано. И не забывайте отдыхать: иногда разрешайте себе не делать что-то из списка, чтобы не выгорать. Я пользуюсь календарём в Google. Там можно цветом выделять время и делить календарь на личные дела, семейные, рабочие».
Сергей Виноградовврач-реаниматолог, основатель медицинской компании дистанционных осмотров «ПРЕДРЕЙСОВЫЙ»
Как правильно формулировать цели
Правильная постановка целей — это 50% успеха. Многие эксперты советуют метод SMART:
- Specific (конкретность)
- Measurable (измеримость)
- Achievable (достижимость)
- Relevant (актуальность)
- Time-bound (ограниченность во времени)
Например, вместо расплывчатой формулировки «выучить английский» ставьте цель «достичь уровня B2 по английскому языку за восемь месяцев, занимаясь пять раз в неделю по одному часу».
Записывайте цели — это повышает вероятность, что вы их достигнете. Разбивайте крупные задачи на более мелкие и достижимые. При формулировании используйте позитивные утверждения вместо отрицаний. Визуализируйте свои планы — создавайте доски желаний или ментальные карты.
Следуя принципам SMART, вы сможете поставить реалистичные цели, которые помогут достичь желаемых результатов. При этом важно оценивать и промежуточные шаги: так вы не только увидите прогресс, но и при необходимости скорректируете свой курс и проконтролируете внутреннее состояние.
Как ставить цель для поиска работы с помощью пяти правил SMART
Создание списка дел
- Записывайте задачи максимально конкретно, например «Подготовить презентацию для клиента». Разбивайте крупные планы на подзадачи: «Собрать данные», «Создать структуру», «Оформить слайды», «Подготовить речь».
- Ограничивайте ежедневный список тремя — пятью приоритетными задачами, используйте чек-листы для повторяющихся дел, разные категории задач выделяйте разными цветами.
- Эксперты советуют метод «швейцарского сыра» для сложных задач — начните с самых простых частей, чтобы «войти в поток».
«Раньше я пользовался Trello — это американская программа по управлению проектами. Сейчас перешёл на российский аналог — YouGile. На мой взгляд, это идеально для небольших команд. С левой стороны виртуальной доски пишешь список задач. Потом приглашаешь на доску участников, которые реализуют проект вместе с тобой. И дальше двигаешь эти задачи по доске. Следишь, кто и над чем сейчас работает, видишь закрытые задачи и фиксируешь среднесрочные итоги команды. Таким образом, неделя за неделей идёшь к достижению цели. По-моему, это очень удобная программа, которая позволяет наглядно проследить путь команды от начала до конца», — рассказывает Сергей Виноградов.
Как всё успевать на работе и дома: эффективные методы планирования
Как правильно распределять время
Используйте технику временных блоков: разделите день на периоды по 25–90 минут. Учитывайте ваши пики продуктивности, чтобы их определить, ведите дневник энергии в течение 1–2 недель, отмечайте уровень бодрости и концентрации в разное время суток. Самые сложные задачи планируйте на время максимальной концентрации. Обязательно включите в расписание:
- время на непредвиденные дела — 15–20% от общего времени;
- перерывы между задачами;
- время на отдых и восстановление.
Эффективные стратегии выполнения задач
- Используйте технику «защищённого времени»: блокируйте в календаре время для важных задач, когда вас нельзя отвлекать.
- Планируйте похожие задачи одну за другой, чтобы сократить время на переключение между делами.
- Используйте технику «дня без встреч»: выделите один день в неделю для индивидуальной работы.
- Практикуйте технику «пять минут»: если вам сложно начать задачу, пообещайте себе поработать над ней всего пять минут.
- Применяйте правило «1–3–5»: планируйте на день одну большую задачу, три средних и пять мелких.
- Используйте метод «если, то» для формирования привычек: «Если я утром сажусь за работу, то я начинаю с приоритетной задачи».
- Обдумывайте задачи заранее: вечером потратьте пять минут на планирование следующего дня.
«Чтобы сконцентрироваться, я использую технику глубокой работы: отключаю уведомления, работаю в тихом месте и разбиваю задачу на небольшие этапы. Чтобы бороться с прокрастинацией, ставлю чёткие цели, разбиваю их на подзадачи и награждаю себя за выполнение».
Юлия Поляковадиректор департамента по работе с персоналом ИТ-компании BIA Technologies
Главное
- Осознайте важность планирования — это снижает стресс и повышает продуктивность.
- Формулируйте цели правильно: конкретизируйте задачи, добавляйте измеримые показатели, ставьте достижимые сроки.
- Создавайте эффективные списки дел — категоризируйте задачи по важности и срочности, разбивайте крупные задачи на конкретные шаги. Используйте специальные инструменты вроде YouGile для командной работы.
- Распределяйте время с умом — выделяйте временные блоки, учитывайте пики продуктивности, оставляйте буфер на непредвиденные ситуации.
- Применяйте проверенные стратегии выполнения задач, например группируйте схожие задачи.
Эффективное планирование — это навык, который развивается с практикой. Начните с малого: выделите 15 минут вечером на планирование следующего дня, постепенно расширяя горизонт планирования до недели и месяца. Экспериментируйте с разными техниками и инструментами, пока не найдёте то, что работает именно для вас.
Уроки планирования и продуктивности от великих людей: Екатерина II, Леонардо, Франклин, Баффет, Гант