Как повысить продуктивность труда за пять минут: советы от эксперта
47% россиян расписывают задачи на каждый день, неделю и месяц, чтобы сохранить высокую эффективность в работе. «Рамблер» обратился к экспертам, чтобы узнать, какие ещё техники помогут сотрудникам прокачать продуктивность.
Как организовать рабочее пространство
Первый шаг к продуктивности — правильная организация рабочего места. Что можно сделать за пять минут перед началом дня:
- Уберите всё лишнее со стола, оставьте только предметы, нужные для текущей задачи.
- Протрите монитор и клавиатуру.
- Проверьте освещение и отрегулируйте его.
«Рабочее пространство должно соответствовать стилю работы. К примеру, если вы постоянно тянетесь за блокнотом или наушниками — значит, у вас плохая организация. Всё, что вы используете чаще трёх раз в день, должно лежать под рукой. У меня есть "базовая зона": ноутбук, блокнот, наушники, бутылка с водой. Всё остальное убрано. Если в течение недели что-то появляется на столе, но не используется, это сигнал, что пора очистить рабочую зону».
Виктория СмирноваПродакт-менеджер в Outlines Tech
Планирование методом «быстрого старта»
Выделите пять минут перед началом дня на экспресс-планирование:
- Запишите три самые важные задачи дня.
- Определите дедлайны для каждой задачи.
- Расставьте приоритеты по срочности и важности.
- Выберите задачу для немедленного выполнения.
«Метод "быстрого старта" работает, если главная проблема — прокрастинация перед началом работы. Но если задачи сложные и многослойные, я предпочитаю метод "гибкий фокус"», — рассказывает Виктория Смирнова.
Эксперт советует такую последовательность (метод «гибкий фокус»):
1. Определите одну ключевую цель дня. Например, закончить презентацию.
2. Разбейте её на три мини-результата. Например, написать структуру, оформить слайды, проверить содержание.
3. После выполнения каждого пункта задайте вопрос: могу ли я сделать ещё шаг? Это даёт ощущение контроля, и работа идёт быстрее.
Техника пятиминутной фокусировки:
- Поставьте таймер на пять минут.
- Полностью сконцентрируйтесь на одной задаче.
- Отключите все уведомления.
- После сигнала таймера оцените свой прогресс
Часто этих пяти минут хватает, чтобы преодолеть сопротивление и погрузиться в работу.
«Я использую технику "контекстное переключение": она помогает, когда мозг устаёт и есть сложности с фокусировкой внимания. Например: выделяю пять минут на механическую работу: разбор почты, расстановку файлов. Выхожу в коридор или смотрю в окно. Главное — не залезать в соцсети», — отмечает Виктория Смирнова.
Триггер фокусировки
Если работа совсем не идёт, помогает триггер фокусировки — осознанный сигнал мозгу, что пора включаться.
«Суть в том, что, если повторять одно и то же действие перед началом работы, например включать музыку, мозг со временем будет воспринимать это как сигнал к концентрации. Такой триггер можно создать самостоятельно, достаточно завести ритуал перед работой. Например, налить кофе и открыть менеджер задач. Через пару недель это станет естественным способом быстро включаться в процесс», — поясняет Виктория Смирнова.
Экспресс-методы снятия стресса
Стресс — главный враг продуктивности. Используйте дыхательную гимнастику:
- 4 секунды вдох — 7 задержка — 8 выдох;
- делайте перерывы, чтобы размять шею и плечи.
Держите под рукой лист с напоминанием о дыхательных техниках или установите приложение для быстрых медитаций, чтобы в момент стресса не забыть эти простые, но эффективные методы.
«Это упражнение я подсмотрел в театральной теме, кажется, оно из системы Станиславского. Задача — просто слушать. Первый этап — 30 секунд слушать звуки за окном так, чтобы различить как можно больше. При этом звуки вблизи игнорируйте. На это нужно некоторое усилие. Далее средний круг звуков — то, что вокруг: тиканье часов, разговоры коллег, звонки телефонов. Тоже 30 секунд. И последнее — звуки внутри. Ощущения тела, дыхание, биение сердца. Те же 30 секунд. Мне это упражнение напоминает медитацию, но, на мой взгляд, оно повеселее».
Владимир Афанасьеввладелец сети школ программирования #АйДаКодить
Цифровая оптимизация
Потратьте пять минут, чтобы настроить цифровое пространство:
- Очистите рабочий стол компьютера.
- Создайте шаблоны часто используемых документов.
- Настройте автоматические правила для входящей почты.
- Отключите ненужные уведомления.
- Настройте горячие клавиши для часто используемых программ и функций.
«Когда нужно сконцентрироваться, ставлю режим сна на телефоне, который не пропускает звонки и уведомления. Почту и мессенджеры разбираю вечером. Стараюсь автоматизировать и оптимизировать рутину: делаю шаблоны договоров, прайсы, календари», — делится опытом Владимир Афанасьев.
Микроперерывы для повышения энергии
Для поддержания высокой продуктивности важно делать перерывы каждые 60–90 минут. Во время отдыха сделайте несколько энергичных движений, выпейте стакан воды и посмотрите вдаль, чтобы снять напряжение с глаз.
«Микроперерывы подходят не всем, раньше я пробовал выделять временные слоты в делах, но потом от этого отказался. Теперь строю расписание исходя из смены деятельности. Упаковываю рабочий день в четыре интенсивных часа, а остальное — по состоянию и настроению», — рассказывает Владимир Афанасьев.
Главное
- Организуйте пространство грамотно. Уберите лишнее, создайте «базовую зону» с часто используемыми предметами, поддерживайте порядок.
- Используйте быстрые методы планирования. Запишите три главные задачи, определите дедлайны, выберите приоритетное дело для немедленного выполнения.
- Применяйте технику пятиминутной фокусировки. Поставьте таймер, сконцентрируйтесь на одной задаче, отключите уведомления.
- Создайте личный триггер концентрации. Придумайте ритуал перед началом работы, чтобы мозг получил сигнал включиться в неё.
- Снимайте стресс быстрыми техниками. Используйте дыхательные упражнения, разминку или слуховую концентрацию.
- Делайте микроперерывы. Каждые 60–90 минут отвлекайтесь на короткие активности, чтобы восстановить энергию.
Продуктивность — это не марафон, а серия небольших побед. Начните с внедрения одного-двух советов, которые кажутся вам наиболее подходящими. Постепенно добавляйте новые техники и отслеживайте их эффективность именно для вас.
Простые и эффективные методы тайм-менеджмента для тех, кому сложно концентрироваться