Как не раздражать коллег в рабочих чатах

Даже если вы работаете в одном офисе, вы чаще пишете коллеге в чат, чем идёте к нему лично. А уж в условиях удалёнки и филиалов мессенджеры становятся главным способом общения. Но не все сообщения одинаково безобидны: кто-то раздражает вас, когда пишет капслоком, кто-то — бесконечными уведомлениями. «Рамблер» собрал советы, как вести себя в рабочих чатах и не бесить коллег.

Зачем нужны рабочие чаты

Быстро и чётко обсудить проект, созвониться по видеосвязи или обменяться данными — это работники могут сделать в корпоративных чатах. Количество участников и набор возможностей зависят от целей общения. Например, в рабочей группе есть все сотрудники, или чат создан только для конкретного отдела или направления.

В компаниях есть чаты не только для решения корпоративных вопросов, но и для неформального общения.

Чем удобны рабочие чаты:

• Помогают быстро общаться. В чате сотрудник получит ответ от коллег быстрее, чем по электронной почте или телефону.
• Позволяют работать эффективнее. Участники чата всегда в курсе последних событий, которые влияют на продуктивность работы.
• Вся информация хранится в одном месте. В ленте чата легко найти нужное сообщение или документ.

Недостатки чатов:

• Отвлекают от работы. Когда сообщений слишком много, сложнее сосредоточиться на текущих задачах.
• Становятся источником стресса. Необходимость отвечать на сообщения и постоянно быть на связи вызывает дискомфорт и приводит к напряжению.
• Нарушается баланс личного и рабочего времени. Это происходит, когда сотрудник даже после завершения трудового дня вынужден быть онлайн.

Простые и эффективные методы тайм-менеджмента для тех, кому сложно концентрироваться

Как общаться в чатах

По данным исследований, 72% россиян хотели бы выйти из рабочих чатов. Больше всего сотрудников раздражает, что в них нужно постоянно быть на связи и отвечать даже в нерабочее время. Но только 13% работников отключают звук в чатах, когда заканчивается рабочий день. Не меньше претензий и к содержанию чатов. Опрос сервиса «Работа.ру» показал, что сотрудникам не нравится видеть в сообщениях ошибки, фамильярный тон и ненормативную лексику. Ещё участники чатов не любят, когда им долго не отвечают, шлют голосовые и много смайликов.

Как правило, проблемы в рабочем общении возникают, когда нет чётких норм. Без них в чатах воцаряется хаос: каждый общается как хочет или как получится. Это не только раздражает команду, но и снижает продуктивность. Единственный способ навести порядок — установить границы и правила для взаимодействия в чате.

Но даже когда в компании обговорены общие принципы переписки в чатах, старайтесь соблюдать простые правила. Они помогут общаться эффективнее и не бесить коллег.

1. Не дожидайтесь приветствия. Если вам нужно пообщаться с коллегой, поздоровайтесь и сразу переходите к делу. Не нужно ждать, пока он напишет «Привет», сотрудник в этот момент может быть занят.
2. Вся суть — в одном сообщении. В одном тексте пишите сразу всё, что хотите сказать собеседнику. Не дробите сообщение на несколько маленьких — так адресату будет сложнее понять вашу мысль.
3. Не увлекайтесь голосовыми сообщениями. Перед отправкой аудио уточните, удобно ли собеседнику его слушать. Даже если он согласен, не записывайте большие голосовые. Говорите чётко и лаконично, без лишних слов, пауз и повторов. Если упоминаете даты, имена или важные детали, продублируйте текстом.
4. Пишите только в рабочее время. В остальные часы не тревожьте коллег — это раздражает и снижает продуктивность. Для срочного письма используйте отложенную отправку. Если что-то срочное и вы пишете после трудового дня — извинитесь, а потом коротко объясните суть.
5. Отмечайте нужных людей. Чтобы важное сообщение не потерялось в общем чате, отмечайте тегами конкретных людей — так они получат уведомление и быстрее ответят.
6. Пишите в личку. Если вопрос нужно обсудить только с одним человеком, обратитесь к нему напрямую. Это позволит не засорять чат лишней информацией.
7. Отвечайте понятно. В рабочем чате избегайте односложных ответов. Вместо «нет» объясните причину и предложите решение — например, «Этот вариант не подходит, потому что ….». Чёткие ответы экономят время и снижают недопонимание.
8. Подписывайте документы и ссылки понятными названиями. Например, вместо Scan123456 укажите «Результаты исследований» — так коллеги быстро найдут нужный файл.
9. Не вклинивайтесь в дискуссию с другой темой. Это собьёт коллег, и они могут упустить важные детали. Подождите, пока закончится обсуждение, и только потом предложите свою тему. Либо создайте отдельную ветку для беседы по вашей теме.
10. Неформальное общение оставьте для отдельного чата. Смешные шутки и интересные личные истории поднимают настроение и сближают собеседников, но засоряют рабочие переписки и снижают продуктивность. Заведите для них отдельный канал — это поможет сохранить рабочие чаты «чистыми».

Эти советы будут полезны всем участникам корпоративного чата. Но если вам только предстоит включиться в него, Евгения Рушенцева советует проанализировать, как общаются «старички».

Главное о рабочих чатах

Корпоративные чаты помогают команде быстрее и эффективнее общаться и решать рабочие задачи. Но чтобы они не отвлекали от работы и не раздражали, соблюдайте простые правила: пишите только по делу, записывайте голосовые сообщения только в крайнем случае, не вклинивайтесь в чужие беседы и не пишите в нерабочее время. Это позволит избежать хаоса в чате, не раздражать коллег и повысить продуктивность команды.

Как развить лидерские качества и стать руководителем команды