Проще сделать самому: почему не получается делегировать задачи
Вы снова проверяете почту в выходной, отвечаете на звонки в отпуске и берётесь переделывать задачи за подчинёнными? Возможно, проблема не в сотрудниках, а в вашем неумении делегировать. Причины разные: от перфекционизма до страха утратить контроль над ситуацией или бизнесом. «Рамблер» поговорил с экспертами и выяснил, как грамотно и эффективно передавать дела команде. И что выигрывает тот, кто научается грамотно делегировать задачи.
Делегирование – кому это нужно
Специалисты Гарвардской бизнес-школы называют делегирование «важным управленческим навыком, который сложно реализовывать». Процесс передачи задач, полномочий и ответственности от руководителя к подчинённым не просто раздача поручений, а инструмент для развития команды, повышения эффективности работы и экономии ресурсов. Комплексный процесс включает чёткую постановку задач, контроль исполнения и принятие результатов.
Эксперты выделяют пять ключевых принципов в вопросе передачи задач и ответственности:
- Соответствие. Делегируйте задачи тем сотрудникам, чьи навыки, опыт и интересы соответствуют требованиям. Неправильное распределение дел приводит к низкому качеству работы и демотивации персонала.
- Чёткость. Формулируйте задачи конкретно, чтобы исполнитель понимал, что и в какие сроки от него требуется.
- Полномочия. Вместе с задачей делегируйте и полномочия для её выполнения. Если сотрудник отвечает за результат, но не имеет ресурсов или прав для принятия решений, передача дел будет неэффективной.
- Ответственность. Не снимайте с себя всю ответственность за результат, несмотря на передачу дела.
- Обратная связь. Регулярно общайтесь с подчинёнными, чтобы отследить прогресс и скорректировать действия.
«Одно из важных правил делегирования — обучение и погружение. Бывают уникальные люди, которые сами быстро во всём разбираются, но это скорее исключение из правил. Чтобы подчинённый быстрее учился и лучше справлялся, руководитель должен озвучить чёткие ожидания от результата, показать несколько примеров решения и поддерживать сотрудника в процессе».
Яков Сайдиндиректор по привлечению и работе с талантами «МТС Линк»
С чего начать: этапы делегирования
- Анализ задачи. Проанализируйте дела и разделите их на три категории: что нельзя делегировать; что нужно делегировать; что можно делегировать при определённых условиях (например, поручить менеджеру обзвонить ключевых клиентов, если вы уверены в его коммуникативных навыках).
- Выбор исполнителя. Учитывайте квалификацию и опыт подчинённого, загруженность задачами, потенциал для развития, личные качества и предпочтения.
- Постановка задачи. Продумайте, почему это дело важно сделать, какие результаты вы хотите получить и в какие сроки, какие ресурсы есть у исполнителя, какими полномочиями вы его наделите.
- Контроль и поддержка. Определите, когда, как и в каком формате будете проверять прогресс и как поддержите исполнителя, если возникнут сложности. К примеру, если вы поручили секретарю подготовку корпоратива, договоритесь, что будете раз в неделю встречаться и обсуждать, как движется процесс.
- Анализ результатов. После выполнения задачи оцените качество работы, обсудите с исполнителем успехи и сложности, определите направления для развития и отметьте достижения.
«Я рекомендую использовать таск-трекеры, по которым можно быстро увидеть прогресс. Если задача долгосрочная, обязательно организуйте встречи раз в несколько недель, чтобы понимать, насколько продуктивно идёт работа», — советует Яков Сайдин.
Как планировать дела, чтобы всё успевать
Что вы выигрываете, отдавая задачи другим
- Экономия времени руководителя. Делегирование освобождает ваше время для стратегического планирования и развития бизнеса.
- Развитие команды. Сотрудники растут профессионально: получают новые навыки, берут на себя больше ответственности, учатся принимать решения.
- Повышение эффективности команды. Если вы правильно распределите задачи, исходя из навыков и интересов сотрудников, то прокачаете всю команду. Например, сотрудник, который интересуется соцсетями, может писать посты в корпоративный телеграм-канал, а любитель аналитики может подготовить для вас отчёт.
- Масштабирование бизнеса. По словам экспертов, без делегирования невозможно расти. Одному человеку доступно только 24 часа в сутках. С командой вы можете сделать в 10 раз больше.
- Снижение рисков. Если все процессы замкнуты на одном человеке, компания уязвима. Делегирование создаёт систему, которая работает, даже когда вы отдыхаете.
Причины ваших неудач и как преодолеть трудности
Психологические барьеры
- Руководители признаются, что их главные психологические трудности при делегировании — перфекционизм и страх потерять контроль.
- Если думаете, что никто не сделает работу лучше вас, примите тот факт, что идеальное — враг хорошего. Определите минимально приемлемое качество и фокусируйтесь на результате, а не на процессе.
«Настоящий рост начинается с доверия и готовности к несовершенству на пути к масштабированию. Например, я долго сама монтировала уроки для обучающих программ и, когда доверила это монтажёру, первое время переделывала за ним. Потом поняла: его стиль вполне приемлем, хоть и отличается от моего».
Ирина Орловаинтернет-маркетолог, руководитель онлайн-школы итальянского языка UniversItalia
- Если боитесь, что что-то пойдёт не так без вашего участия, начните делегировать с небольших задач и постепенно увеличивайте масштаб. Чтобы преодолеть недоверие к способностям сотрудников, инвестируйте время в обучение и развитие команды.
Системные проблемы
- В компании авральная культура. Решение: если у вас принято решать проблемы в последний момент, внедрите систему планирования — так вы получите запас времени для делегирования и обучения персонала.
- В компании нет единых стандартов и сотрудники не понимают, какой результат от них ждут. Решение: разработайте и внедрите стандарты качества и процедуры проверки типовых задач.
- В компании дефицит ресурсов, а работники перегружены текущими задачами. Решение: пересмотрите приоритеты, перераспределите ресурсы или скорректируйте сроки.
«Делегирование тормозится, когда всё хранится только в вашей голове. Создайте простой документ или видео с пошаговым алгоритмом выполнения задачи, как если бы вы обучали нового сотрудника. Это поможет структурировать процесс и снять тревогу в стиле "а вдруг он сделает не так". Я, например, сделала запись экрана с комментариями, как оформляю пост в рассылке, и помощница стала справляться без моих правок. Когда процесс оцифрован, передать его другому намного легче», — советует Ирина Орлова.
Главное о делегировании
Постановка задач — это не просто способ разгрузить собственное расписание, а стратегический инструмент для развития команды и повышения эффективности работы. Выбирайте правильные задачи для делегирования, подбирайте подходящих исполнителей, предоставляйте им ресурсы и полномочия и чётко формулируйте, каких результатов ждёте. Не забывайте контролировать и поддерживать подчинённых, а по итогу давайте конструктивную обратную связь.
Начните с небольших задач, будьте последовательны, и со временем делегирование станет вашим естественным управленческим навыком. Успешные лидеры не те, кто умеет делать всё сам, а те, кто эффективно организует работу команды.
Что такое стратегическое мышление и как оно помогает в работе и карьере