Компенсация удалённому сотруднику за использование личного имущества
Если удалённый сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер, роутер и применяет мобильную связь, интернет, ему положена денежная компенсация. «Рамблер» рассказывает, кто, в каких случаях и сколько денег может получить.
При каких условиях выплатят компенсацию
Если сотрудник работает удалённо, работодатель обязан обеспечить его оборудованием и расходными материалами. При использовании личного имущества сотрудник может рассчитывать на компенсацию.
Обычно компенсация состоит из двух частей:
- Выплата за амортизацию личного ноутбука, компьютера, принтера или другого оборудования.
- Возмещение затрат. Например, на оплату интернета, покупку и настройку необходимых программ, антивируса, расходных материалов — бумаги, картриджей и прочего.
Чтобы сотрудник получил компенсацию, должны быть выполнены условия.
Работодатель согласовал выплату и её размер. Если бухгалтер на удалёнке самостоятельно купила принтер, чтобы распечатать отчёты, а потом пришла к директору за компенсацией, то руководитель вправе отказать.
Чтобы в дальнейшем между сотрудником и работодателем не возникли разногласия, желательно согласие руководства зафиксировать в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Идеальный вариант — сразу указать используемое оборудование, расходы на услуги и сумму компенсации.
Пример трудового договора сотрудника-удалёнщика с указанием оборудования и размера выплаты.
Имущество используется только для работы, в интересах организации и в оговоренное время. Например, если тестировщик работает на личном ноутбуке, то компенсацию начисляют только за восемь часов рабочего времени. В остальное время сотрудник вправе использовать личное имущество на своё усмотрение.
Расходы должны быть документально подтверждены. Сотруднику нужно собрать и предоставить в бухгалтерию подтверждающие документы: на покупку компьютера, принтера, бумаги для принтера и на оплату интернета, ремонта оборудования и прочее.
Ниже расскажем, какие документы надо принести в бухгалтерию.
Какие расходы будут компенсированы
Обычно удалённым офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:
- амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
- расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
- оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
- настройку программного обеспечения;
- расходы на ремонт оборудования при его поломке.
Какие нужны документы
Чтобы работодатель возместил расходы, сотруднику нужно собрать и подать в бухгалтерию подтверждающие документы.
- При использовании оборудования — личного компьютера, ноутбука, принтера, сканера и прочего — обязательно сохраните чек на покупку оборудования, гарантийный талон и технический паспорт.
- При возмещении расходов на интернет, сотовую связь — чеки на оплату.
- При покупке расходных материалов — бумаги, канцтоваров, картриджей и прочего — сохраните кассовые чеки и накладные.
- Если пришлось отдать в ремонт компьютер, ноутбук, принтер, то предоставьте договор на ремонт, акт выполненных работ, чек или другой документ об оплате.
Важно! Для выплаты компенсации достаточно представить в бухгалтерию копии или скан документов. Оригиналы остаются у сотрудника, как личное имущество.
Компенсацию можно получить только за фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил её, то получит деньги в следующем месяце, после оплаты. Если у работника не осталось кассового чека на покупку, например, ноутбука, то подойдёт гарантийный талон или технический паспорт. Любой из этих документов тоже доказывает, что ноутбук принадлежит сотруднику.
Документы нужно сохранить, чтобы не платить с суммы компенсации подоходный налог 13%. Если сотрудник работает на стареньком ноутбуке и кассовый чек уже утерян, то компенсацию он получит, но за минусом НДФЛ.
Сумма компенсации
Работодатель вправе выплатить компенсацию по фиксированной сумме или по фактическим расходам.
Фиксированная сумма компенсации. С 2024 года установили лимит расходов — 35 рублей за каждый рабочий день. В среднем получится 700 рублей в месяц (35 рублей х 20 рабочих дней). Это удобно и сотруднику, и работодателю — не нужно возиться с подтверждающими документами и уплатой налога. Сумма в пределах 35 рублей в день не облагается подоходным налогом.
Если размер компенсации будет выше, то с превышения придётся заплатить подоходный налог и страховые взносы.
Рассмотрим пример:
Юрист на удалёнке получает компенсацию — 100 рублей в день или 2000 рублей в месяц. С суммы в 35 рублей/день или 700 рублей/месяц подоходный налог не взимается. А с разницы — платится НДФЛ и страховые взносы.
Расчёт налога и взносов:
НДФЛ: (2000 рублей — 700 рублей) х 13% = 169 рублей — заплатит сотрудник.
Страховые взносы: (2000 рублей — 700 рублей) х 30% = 390 рублей — перечислит организация.
Если человек трудился на удалёнке не весь месяц, тогда размер компенсации пересчитают в зависимости от количества отработанных дней.
Компенсация по фактическим расходам. Её рассчитывают, исходя из суммы амортизации оборудования за месяц. Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трёх лет.
Рассмотрим пример:
Юрист на удалёнке использует личный ноутбук, который купил за 80 000 рублей. Кассовый чек и товарная накладная сохранились.
Ноутбук относится ко второй амортизационной группе. Срок полезного использования от двух до трёх лет. Организация взяла минимальный срок — 24 месяца.
Ежемесячная амортизация ноутбука равна 3 333 рублей (80 000 рублей : 24 месяца (12 месяцев х 2)).
Компенсация юриста составит: 2 222 рублей ((3 333 рублей : 30 день) х 20 рабочий день).
Аналогично рассчитывается компенсация по расходам на услуги: мобильную связь, интернет, электроэнергию.
Если договорились с работодателем о фиксированной сумме компенсации, то сотруднику надо предоставить документы, подтверждающие расходы и определить количество дней, когда сотрудник работал удалённо.
Если расходы компенсируются по фактическим затратам, то расходы нужно разделить на общее количество дней в месяце и умножить на количество фактически отработанных дней.
Что делать, если работодатель не платит компенсацию
Если работодатель отказывается платить компенсацию, ему грозит штраф за нарушение правил трудового законодательства. Размер штрафа составляет от 30 000 до 50 000 рублей.
Для этого работнику нужно обратиться к работодателю с заявлением о возмещении расходов. Оно составляется в произвольной форме, но обязательно указать, за что и в каком размере требуется компенсация. Руководитель в течение 10 дней рассмотрит заявление работника и примет решение. Если работник не получит ответ или не будет им удовлетворен, то он вправе обратиться в суд.