Электронная трудовая книжка: как и для чего переходить на новый формат
С 2020 года у работников появились цифровые трудовые книжки. Электронный документ почти не отличается от бумажного, а вестись он может параллельно с обычной трудовой. «Рамблер» разобрался, как перейти на новый формат книжки и в чём его особенность.
Что такое электронная трудовая книжка
Это цифровой вариант документа о трудовой деятельности и стаже работника. По законодательству трудовую книжку должен вести работодатель, если сотрудник работает официально больше пяти дней.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой отчёт, который работодатель готовит и передаёт в Социальный фонд России. В электронной трудовой есть следующие данные сотрудника:
- его ФИО;
- дата рождения;
- СНИЛС;
- названия компаний, где он трудился;
- даты принятия и увольнения;
- причины увольнения,
- должность в структурном подразделении.
В отличие от бумажной трудовой, в электронной книжке не записывают данные:
- Об общем стаже работы. В электронном документе фиксируются полные сведения о работе начиная с 2020 года. О трудовой деятельности до этого может быть указано в сокращённом виде.
- О награждениях и поощрениях сотрудника. Если о них нужно рассказать работодателю, работнику придётся показать бумажную трудовую или приказ о награждении.
- О работе аттестованных сотрудников силовых ведомств. Информация появится в ЭТК лишь после увольнения, но там будет только его дата.
Преимущества электронной трудовой книжки:
- Цифровой документ не потеряется и не испортится, а данные из него не пропадут.
- Можно быстро заказать выписку из ЭТК на портале госуслуг — результат придёт в течение суток на электронную почту, не нужно писать заявление работодателю и ждать ответа.
- Ниже вероятность ошибок: для заполнения ЭТК установлена единая форма, в которую для СФР вносятся сведения о трудовой деятельности работника.
- Не нужно предоставлять выписку в различные государственные органы — они могут сами запросить сведения в СФР.
- При устройстве на удалённую работу можно отправить выписку из электронной трудовой книжки, не нужно сканировать страницы бумажной трудовой.
Как перейти на ЭТК
По законодательству до конца 2020 года работники должны были выбрать формат трудовой — электронный или бумажный. Если сотрудник этого не сделал или выбрал бумажный вариант, его трудовую всё равно будут вести в обоих форматах.
Определиться, в каком виде вам нужна трудовая, в 2025 году работник вправе в любой момент. Если он решил вести электронную трудовую, ему достаточно сообщить об этом работодателю. После этого сведения о трудовой деятельности будут фиксироваться в цифровой трудовой, а бумажную отдадут сотруднику.
Как перейти на электронную трудовую книжку:
- Написать заявление на имя работодателя. Установленной формы нет, поэтому писать можно в произвольной. Главное, указать свои ФИО, должность и дату, с которой хотите перейти на цифровой формат трудовой.
- Работодатель сам подаст отчёт в Социальный фонд России. Затем он сделает запись в бумажной трудовой о переходе на ЭТК, а также отметит эту информацию во внутренних кадровых документах и в течение трёх дней после подачи заявления выдаст бумажную трудовую книжку. Её необходимо хранить — она не теряет силы и нужна как источник сведений о работе до 2020 года.
Делать выбор и писать заявление не придётся только сотрудникам, кто впервые устроился на работу после 2021 года. Для них работодатель сразу заводит электронную версию, бумажную трудовую этим сотрудникам не ведут.
Как посмотреть электронную трудовую книжку
Самостоятельно это сделать не получится. Есть два способа получения выписки из электронной трудовой:
- Заказать онлайн. Сделать это можно на «Госуслугах» в личном кабинете пользователя в разделе «Профиль». В нём зайдите в разделы «Документы и данные» — «Работа и пенсия» — «Электронная трудовая книжка» — «Заказать выписку». Либо выберете пункт «Справки, выписки» на главной странице и пройдите в раздел «Работа и пенсия» — «Выписка из электронной трудовой книжки» — «Получить выписку».
- Запросить у работодателя. Он выдаст выписку в электронном или бумажном варианте. Первый вариант кадровик подпишет усиленной квалифицированной электронной подписью, второй — личной подписью. Работодатель вправе выдать такую выписку только сотруднику, который отказался от ведения бумажной книжки, а в выписке будет информация лишь о работе в данной компании. Также бумажную выписку из ЭТК можно получить в отделении Социального фонда или МФЦ. В первом её дадут в день обращения, во втором — через три рабочих дня.
Главное об электронной трудовой книжке
- Перейти на цифровой формат трудовой работник может в любой момент. Такое решение может принять только он сам, работодатель не вправе настаивать на электронной трудовой.
- У ЭТК есть несколько отличий от бумажной трудовой, а также несколько преимуществ — например, её нельзя потерять или испортить.
- Перейти на электронную трудовую просто: достаточно написать заявление на имя работодателя.
- Получить выписку из ЭТК можно несколькими способами, самый быстрый — заказать её на «Госуслугах».