Как правильно писать объяснительную на работе: вопрос эксперту

Опоздание, прогул, потеря важных документов — от подобных проступков на работе не застрахован никто. Работодатель может попросить вас написать объяснительную записку. Как грамотно составить документ, чтобы изложить свою версию событий и избежать дисциплинарного взыскания, «Рамблер» спросил у эксперта.

Отвечает руководитель юридической компании «Гармония права», автор телеграм-канала «Юрист-оптимист» Илья Соловьёв.

— В Трудовом кодексе определены ситуации, когда начальник может требовать объяснительную от сотрудника. Речь идёт о случаях нарушения трудовой дисциплины, за которые положено дисциплинарное взыскание. Перед этим работодатель обязан затребовать у работника письменное объяснение — это прописано в статье 193 ТК РФ. Если в течение двух дней сотрудник не предоставил объяснительную записку, руководитель должен составить соответствующий акт. Он докажет, что начальник потребовал объяснений о проступке, но не получил их.

Работник может не писать объяснительную, но это не будет препятствием для дисциплинарного взыскания. Это может расцениваться как признание вины, и тогда вероятность наказания повышается до максимума. А вот если руководитель перед этим не потребовал письменных объяснений, это грубое нарушение, и тогда действия работодателя можно признать незаконными.

Однако проступок проступку рознь, и не за все нарушения трудовой дисциплины вас могут наказать. Взыскание — это право, а не обязанность работодателя. Тем более если вы приведёте в объяснительной подтверждающие вашу правоту факты. Например, вы не смогли вовремя сдать важный отчёт из-за болезни вашего коллеги. Да и само написание объяснительной не всегда означает, что вас хотят наказать. Возможно, работодатель решил подстраховаться на случай проверки, чтобы подтвердить факт запроса от вас объяснений по какой-то рабочей ситуации.

Как говорить «нет» на работе: учимся отказывать начальнику и коллегам

Если же начальник решил вас наказать, а вы с этим не согласны, решение босса можно оспорить в суде. И тогда объяснительная может стать доказательством вашей правоты. Поэтому советую писать такие документы, если работодатель вас об этом просит.

Приведу пример. Вы опоздали на работу, потому что у вашего кота случился приступ мочекаменной болезни. Начальник потребовал от вас письменных объяснений. Вы можете написать записку от руки или набрать на компьютере и распечатать. В ней нужно подробно расписать все обстоятельства, почему вы не смогли вовремя явиться на работу.

К объяснению нужно приложить справки и выписки из медицинской карты вашего питомца — их стоит сразу запросить на приёме ветеринарного специалиста. Или вы не пришли на работу, потому что на дорогах была гололедица, вы попали в аварию, а потом полдня ждали ГИБДД. В этом случае можно приложить копию справки о ДТП и фото или видео с места аварии.

Главное — писать объяснительную нужно в уважительном стиле, без экспрессивных выражений и негатива в сторону начальника. Во-первых, он расценит это как неуважение, а во-вторых, сможет использовать документ против вас, и тогда дело может кончиться не только дисциплинарным взысканием, но и увольнением.

Закон не регламентирует написание объяснительных — они пишутся в произвольной форме. Но есть общая логика по схеме «вопрос — ответ». Устный или письменный приказ работодателя об истребовании объяснений — это вопрос. На него и нужно максимально полно ответить в объяснительной записке. В идеале — без лжи и искажения фактов рассказать, почему вы по независящим от вас обстоятельствам не пришли на работу или не выполнили её.

Генеральному директору ООО «Работа»

Иванову Ивану Ивановичу

от менеджера проектов

Петрова Петра Петровича

Объяснительная записка о причинах опоздания на работу.

20 февраля 2025 года я пришёл в офис в 12:35 вместо положенных 09:00, то есть опоздал на 3 часа 35 минут. Причина моего опоздания в том, что я попал в ДТП.

Я ехал на работу на своём автомобиле. На дорогах была сильная гололедица. Машину впереди меня занесло на повороте, она выехала на встречную полосу и столкнулась с моей машиной.

Авария произошла в 08:49. К счастью, никто не пострадал. Однако из-за того, что у обоих автомобилей были значительные повреждения, нам пришлось вызывать сотрудников ГИБДД. На дорогах были пробки, поэтому ожидание затянулось на три часа. Лишь в 11:45 инспектор приехал на вызов и оформил ДТП.

В подтверждение своих слов прилагаю к объяснительной фото моей машины и машины виновника аварии, а также фото инспектора. В справке о ДТП указано время происшествия, а также время фиксации происшествия представителем ГИБДД.

Отмечу, что это моё первое опоздание на работу за два года трудоустройства. Прошу это учесть и не налагать на меня дисциплинарное взыскание.

Приложение: скан справки о ДТП;

фото с места аварии.

20.02.2025 Петров П.П.

Образец объяснительной записки @Рамблер

Как юрист, я советую не отказываться от дачи объяснений — это хорошая возможность отстоять свою позицию в споре с работодателем. Все взаимодействия с начальником записывайте на диктофон, снимайте на видео, делайте фотографии внутренних документов, связанных с вашей работой. Если, конечно, это не запрещено положением о конфиденциальности вашей организации. И тогда вам будет гораздо проще отстоять свои права.

Вопрос эксперту: что делать, если начальник загружает вас чужой работой?