Какие документы необходимы при увольнении: полный список по ТК РФ
Увольнение — для многих стресс, особенно если увольняешься впервые. Важно не запутаться в документах и ничего не забыть. Автор «Рамблера» обсудила с HR-специалистом ИТ-компании Дарьей Кривенко, какие документы необходимы для увольнения.
Обязательные документы для увольнения по ТК РФ
Какие обязательные документы по Трудовому кодексу нужны при увольнении, зависит от его причины. Существует три вида расторжения трудового договора:
- По собственному желанию: сотрудник пишет заявление на имя работодателя (в свободной форме).
- По соглашению сторон: вместо заявления работник и работодатель составляют соглашение о расторжении договора (в свободной форме), в котором прописывают все условия (например, сотруднику полагается выходное пособие).
- По инициативе работодателя. При увольнении по инициативе работодателя по причинам, не зависящим от самого сотрудника (например, сокращение штата), его обязаны письменно уведомить об этом за два месяца до увольнения. Если специалист совершил дисциплинарное нарушение, оно должно быть зафиксировано в служебной записке или жалобе на него. Работодатель обязан письменно уведомить сотрудника о необходимости предоставить объяснительную записку с признанием или непризнанием своей вины, приводя аргументы: что повлияло на его поведение, ошибки. Комиссия это рассмотрит и зафиксирует решение в акте, с которым работник обязательно ознакомиться под роспись.
Как правильно писать объяснительную на работе
При любом виде прекращения сотрудничества специалист по кадрам или HR готовит приказ об увольнении, который далее сотрудник подписывает.
Документы, которые выдают сотруднику на руки при увольнении:
- расчётный лист по зарплате за последний месяц;
- бумажная трудовая книжка или справка СТД-Р (электронная версия трудовой) с записью об увольнении.
Эти бумаги работник получает, как правило, в последний рабочий день.
«Справки 2-НДФЛ и по форме 182н больше не являются обязательными для выдачи при увольнении после изменений в законодательстве, действующих с 1 января 2023 года. Что касается расчётного листа за месяц увольнения, желательно, чтобы работнику выдали его по итогам расчётного периода».
Дарья КривенкоHR-специалист ИТ-компании
Дополнительные документы
В расчётный лист по зарплате могут вписать выходное пособие или компенсацию за неиспользованный отпуск. Полагаются ли они вам, важно уточнить заранее.
Какие выплаты положены при увольнении в 2025 году: полный список по ТК РФ
«Работнику следует уточнить у работодателя, есть ли другие специфические требования к сдаче документов или имущества. Важно проверить все расчёты и получить все полагающиеся выплаты перед фактическим выходом из компании, чтобы избежать недоразумений. Вся процессуальная информация касательно увольнения должна быть зафиксирована и подтверждена документально, чтобы избежать возможных споров в будущем», — советует Дарья Кривенко.
Перед увольнением сотрудника крупной организации часто просят заполнить обходной лист (собрать подписи подразделений), чтобы подтвердить отсутствие задолженности.
Работник должен закончить необходимую отчётность по работе и в последний день сдать рабочее оборудование (например, технику — телефон или ноутбук), которым пользовался, служебные документы, пропуск, ключи или служебную карту.
Среди дополнительных документов, которые необходимо подписать при увольнении, — внутрикорпоративные документы. Например, это может быть согласие о неразглашении коммерческой тайны в течение определённого срока после увольнения.
«Внутренние документы и условия, прописанные в них, не могут противоречить трудовому законодательству. Например, обязательства о неразглашении не могут быть бесконечными без уважительных причин, и работник должен быть информирован о таких условиях заранее, обычно ещё на этапе трудоустройства или на протяжении срока работы, если такое соглашение только вводится», — рассказывает эксперт.
Вы вправе запросить справки или копии документов при необходимости. Например, справку 2-НДФЛ или копию приказа об увольнении.
Главное о том, какие документы нужны при увольнении
Среди обязательных бумаг, необходимых для увольнения по ТК РФ:
- заявление (увольнение по собственному желанию) или соглашение о расторжении трудового договора (увольнение по соглашению сторон) от работника;
- при дисциплинарных проступках и должностных нарушениях (увольнение по инициативе работодателя) — служебная записка, объяснительная записка от работника, акт комиссии;
- приказ об увольнении (оформляется в любом случае);
- расчётный лист по заработной плате и выходным пособиям;
- трудовая книжка с записью об увольнении выдаётся на руки сотруднику в последний рабочий день.
Организация вправе попросить подписать внутрикорпоративные документы перед увольнением.