Служебная записка: обычный документ, способный изменить жизнь
Продуктивная работа компании во многом зависит от того, как в ней выстроена внутренняя коммуникация. По данным исследования «Сколково», половина сотрудников тратит два часа в день на лишние коммуникации, а 25% работников — до пяти часов в день. Упростить и ускорить взаимодействие в коллективе поможет служебная записка. А зачастую — подстраховать вас от возможных проблем. «Рамблер» узнал, что это за документ и в каких случаях его составляют.
Что такое служебная записка
Это внутренний документ, с помощью которого работники могут сообщить важную информацию друг другу, начальству или сотрудникам другого подразделения. Составить и отправить служебку можно в бумажном или электронном формате. Например, руководитель отдела напишет записку руководителю организации и попросит выдать премию лучшему сотруднику месяца. Или специалист из IT-отдела в служебке на имя своего начальника отметит, какое оборудование нужно закупить.
Записку сотрудники могут писать с разными целями:
- Поделиться информацией. В документе они могут пригласить коллег принять участие в конференции или семинаре, предложить идеи или предупредить о рисках в совместном проекте.
- Запросить сведения или уточнить данные. Сотрудник напишет коллегам из другого отдела, чтобы ему предоставили нужны цифры или контакты. Например, руководитель пресс-службы пишет служебку в отдел маркетинга, чтобы узнать метрики эффективности публикаций.
- Предложить изменения. Сотрудник в записке отмечает, какие методы и инструменты помогут компании работать продуктивнее.
- Сообщить о проблемах. Такую записку работники пишут на имя непосредственного руководителя или главы компании, чтобы сообщить, какие сложности мешают выполнить задачу вовремя и эффективно.
- Поощрить или наказать сотрудника. Начальник отдела обращается к директору организации и просит премировать или наказать работника.
Главная задача служебной записки — упростить и ускорить коммуникацию в организации. В каких конкретно случаях необходимо её писать, в трудовом законодательстве не оговаривается. При желании сотрудники могут решить рабочие вопросы в мессенджерах, корпоративной почте или при личной беседе.
Преимущества служебной записки:
- С ней будет проще разобраться в ситуации, если в компании возникнут разногласия или конфликты. Также служебка станет официальным доказательством для суда или контролирующих органов.
- Служебные записки незаменимы, когда идёт длительная работа над проектом. При необходимости все документы можно поднять, чтобы восстановить хронологию событий. Например, выяснить, какие были сложности на разных этапах или кто из сотрудников отличился в работе.
Что будет, если использовать служебное имущество в личных целях
Как правильно написать служебную записку
Установленной формы для этого документа нет, поэтому писать её можно в свободной форме. Главное — делать это кратко. Суть вопроса или проблемы в служебной записке принято описывать лаконично: желательно, чтобы текст занимал не более 5–7 строк.
Как правильно составить служебную записку, в законодательстве не прописано. Но, как правило, к ней предъявляют те же требования, что и к другим официальным документам. Эти правила прописаны в ГОСТе по оформлению документов.
В служебной записке должны быть указаны:
- Адресат. В верхнем правом углу документа пишется Ф. И. О. того, кому предназначена служебка, а также должность этого человека.
- Отправитель. Ниже указываются имя и должность человека, который составил служебную записку.
- Название документа. В нём обозначается, что это именно служебная записка, а не докладная или объяснительная. Если это предусмотрено внутренним делопроизводством, указываются тема и номер записки.
- Суть обращения. В основном тексте указываются просьба, важная информация или конкретное предложение.
- Подпись и дата. Заканчивается служебка подписью с расшифровкой и датой её написания.
Образец служебной записки
Главное о служебной записке
- Служебная записка — документ, который позволяет эффективнее вести коммуникацию между сотрудниками компании.
- Поводом для служебки могут стать различные причины. Например, когда нужно запросить информацию, попросить о премировании или предложить нововведения в компании.
- Составить записку можно в произвольной форме, конкретных правил оформления документа нет. Но нужно учитывать требования к оформлению официальных документов. В служебке должны быть указаны адресат и отправитель, лаконично передана суть дела и проставлены дата и подпись.
За что могут уволить по статье и как это оспорить: вопрос эксперту